Quem tem mais de 25 anos com certeza deve se lembrar de uma época em que as repartições públicas eram repletas de grandes armários de aço onde se arquivava os mais variados tipos de documentos. Também deve recordar as reuniões familiares em torno de caixas que guardavam desbotadas fotografias em papel fotográfico.
Os tempos mudaram, novas tecnologias aparecem e nossa vida está mais digital do que nunca. As cartas em papel, por exemplo, foram substituídas por e-mails. Mas ainda hoje, apesar dos avanços na tecnologia, muitas pessoas dependem de documentos impressos em papel. Os hábitos vêm mudando, mas quando se trata de documentos importantes, como contratos e certidões, as pessoas ainda insistem na impressão em papel.
A tendência é de que essa prática também mude. Cada vez mais o governo e empresas particulares vêm investindo em emitir documentos já digitalizados e ainda digitalizar documentos antigos.
A digitalização é um serviço que quanto antes se inicia, melhor. O processo de digitalização não se restringe ao escaneamento do documento. É preciso passar por uma triagem na qual se define o que realmente precisa ser mantido e o que pode ser descartado. Além disso, os papéis precisam passar por um tratamento para retirar possíveis grampos e limpar a poeira acumulada.
Por isso, recomenda-se que as empresas que ainda não começaram a produzir novos documentos já no meio digital iniciem essa transição o quanto antes, ao mesmo tempo em que recuperam os documentos antigos para digitalizá-los.
E não é apenas no trabalho que a digitalização vai trazer mudanças. Dentro de casa, com fotos antigas e documentos pessoais digitalizados, você terá um acervo histórico completo e de fácil acesso.
Os benefícios são muitos: segurança, dinamização, sustentabilidade, economia, salubridade, dentre outros. Veja a seguir 11 pontos em que a digitalização de documentos vai revolucionar sua vida:
1- Economia de espaço, tempo, material e pessoal
Muitas empresas ainda sofrem com o acúmulo de documentos. Claro que algumas áreas de trabalho podem acumular ainda mais documentos do que outras, como são os casos do meio jurídico e do contábil.
Em algumas empresas o volume é tão alto que é necessário destinar um setor com funcionários apenas para fazer a gestão desses papéis. Ao permitir que todos tenham acesso aos documentos, a digitalização elimina essa necessidade, promovendo economia com a contratação de pessoal.
Em tempos em que o uso de espaços físicos vem se tornando cada vez mais caro, a destinação de locais específicos para armários de arquivar documentos também são sinônimo de custo. Consequentemente, eliminar a necessidade de ocupar espaço significa reduzir esses gastos.
2- Sustentabilidade
Por falar em reduzir custos, outro aspecto em que a digitalização promove economia e sustentabilidade é com relação à impressão. Uma empresa com documentos digitalizados economiza em resmas de papel, cartuchos e toners de tinta para impressoras e na compra e manutenção do maquinário de impressão. Isso quer dizer que, com o processo de digitalização, sua empresa dará um passo à frente para um mundo mais sustentável.
3- Saúde
A digitalização de documentos não é apenas uma questão de segurança e facilidade no acesso, ela também pode ser uma questão de saúde. Todo montante de papel acumulado, além de ocupar espaço, pode ser insalubre.
Muitas pessoas sofrem com alergias e rinites provenientes da poeira acumulada em documentos antigos. O contato com ácaros, bacterias e fungos diversos, podem, inclusive, ser motivo para o pagamento de adicional por insalubridade a empregados.
4- Dinamização
Você sabia que a digitalização de documentos pode revolucionar a sua gestão de tempo? Tendo seus documentos à mão, a apenas alguns cliques de distância, você economiza tempo e aumenta sua produtividade e de toda sua empresa.
Com a digitalização você ainda pode acessar informações importantes de forma remota. Se estiver em casa e necessitar ter acesso ao contrato de um cliente, por exemplo, não é necessário ir até seu escritório ou arquivo apenas para pegar um papel. Basta acessa-lo do seu computador, tablet ou mesmo celular.
5- Gestão da informação
Com seus documentos digitalizados é muito mais fácil indexar e gerar dados a partir do conteúdo destes documentos. De forma simplificada, localiza-se informações necessárias para a confecção de relatórios estatísticos, por exemplo. A gestão desses dados vem sendo, cada vez mais, essencial para uma gestão estratégica mais eficiente.
6- Acervo histórico
Os documentos digitalizados ainda promovem um acervo histórico que preserva a originalidade do conteúdo, garantindo que os efeitos do tempo não irão interferir no que está documentado. Com isso, sua empresa poderá integrar dados históricos aos dados ativos.
7- Transparência
A digitalização também pode ser sinônimo de uma gestão mais transparente. Com a possibilidade de facilitar o acesso aos documentos você permite que um maior número de pessoas estejam cientes dos passos tomados frente a uma empresa. Esse benefício pode ser especialmente útil em áreas como a gestão de condomínios ou repartições públicas.
8- Segurança
Por outro lado, documentos sigilosos passam a ter ainda mais segurança no formato digital. É que nesse meio é possível criar métodos para proteger o acesso ao conteúdo, como o uso de senhas eletrônicas. Programas especializados ainda permitem rastrear todos que tiveram acesso, copiado ou editado seus documentos.
9- Registros pessoais e familiares
A digitalização de documentos pode (e deve!) ser utilizada por todos nós, não apenas a nível profissional, mas também no pessoal. Observe que no âmbito pessoal todos nós guardamos, ao longo da vida, uma série de documentos: contratos de trabalho, escrituras, recibos… Geralmente, quando os necessitamos, é quando mais temos dificuldade em encontrá-los, não é mesmo?
A digitalização elimina este problema. Você não terá dificuldade em encontrar seus papeis no meio digital, pois poderá fazer buscas pelo nome do documento, e ainda poderá guardá-los em mais de um local: seja na nuvem, em um hd externo, pen drive, etc. Multiplicando os locais de salvamento dos seus documentos você não corre o risco de perder a única cópia no caso de um incêndio, por exemplo.
10- Registros eternos
Você ainda guarda fotos da época em que ainda usávamos filmes ou até mesmo cartas e cartões postais? Todos esses documentos são registros que contam a história da sua família. São verdadeiras relíquias que fazem parte de nossas essências. Preservar esses registros é uma forma de preservar nossas raízes. No meio digital você terá a garantia de nunca mais perder essas lembranças, que serão passadas de geração para geração.
11- Compartilhamento
Além da preservação, facilidade no acesso e segurança, a digitalização também permite que você compartilhe suas fotos e documentos com muito mais rapidez. Bastam alguns cliques para mostrar suas fotos novas ou antigas para parentes que moram em locais distantes. Da mesma forma, bastam alguns cliques para enviar seus documentos pessoais para um empregador, por exemplo.